Los Archivos administrativos, deben de ser conservados, ordenados y dispuestos, para ser consultados de manera expedita según las leyes de Archivos Generales y de Transparencia y Acceso a la Información del estado. Es decir, deben de estar correctamente guardados y ordenados, para que durante el tiempo que dure la administración, puedan ser consultados por cualquiera que lo solicite.
La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato no especifica un plazo exacto para la conservación de archivos administrativos. En el artículo 17 se establece que los sujetos obligados deben contar con un sistema de archivo y gestión documental que permita la localización, consulta y reproducción de la información pública. Además, en el artículo 18 se establece que los sujetos obligados deben publicar un inventario de los documentos que obren en su poder.
La Ley de Archivos del Estado de Guanajuato establece disposiciones para garantizar la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados. Además, se promueve el uso de métodos y técnicas archivísticas para contribuir a la eficiencia y eficacia de la administración pública.
Los sujetos obligados también deben conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos y garantizar el derecho de acceso a los mismos, Así las cosas, resulta interesante, el encontrar con que descaro, las autoridades municipales, arriesgan estos documentos, en un edificio, lleno de hoyos y resquicios, que evidencian la futura destrucción, de este acervo, en cuanto lleguen las lluvias, sin duda, un descarado atentado contra los derechos humanos y posible.
